Créer un comité de jumelage : statuts, déclaration et lien avec la commune

Une association, un service municipal, ou les deux ?

Le jumelage relève de la commune. L’AFCCRE, qui anime le mouvement des jumelages européens en France, le rappelle : c’est un projet décidé par le conseil municipal et placé sous la responsabilité de l’exécutif municipal. Pour le faire vivre, deux formules existent, que l’on peut combiner.

• Un service municipal des relations internationales ou des jumelages, avec des agents chargés du suivi et une ligne budgétaire. L’AFCCRE observe que cette formule se rencontre surtout dans les villes et les collectivités les plus importantes, et qu’elle ne pose pas de difficulté juridique particulière.
• Une association loi 1901, le comité de jumelage, qui réunit des habitants bénévoles, des familles d’accueil, des représentants d’associations et des élus. Selon l’AFCCRE, c’est la cheville ouvrière de la plupart des partenariats, portés en majorité par des communes de moins de 10 000 habitants. Elle y voit aussi une garantie de continuité, quelle que soit la majorité municipale.
• Les deux ensemble : un service qui porte la relation institutionnelle, un comité qui mobilise les habitants. L’essentiel est alors de répartir les rôles par écrit. Quand la commune a plusieurs partenaires et un comité pour chacun, l’AFCCRE recommande une commission extra-municipale, animée par l’élu délégué, pour coordonner l’ensemble.

Dans quel ordre créer le comité ?

On peut être tenté de déposer des statuts avant d’avoir trouvé un partenaire. L’AFCCRE recommande l’ordre inverse : une équipe informelle d’abord, la structure formelle une fois le partenaire identifié et le jumelage adopté par le conseil municipal.

1. 01

   Former une équipe de préfiguration

   Le maire désigne un élu chargé du dossier, qui réunit un groupe informel : habitants motivés, responsables d’associations, enseignants, un agent référent en mairie. Pendant cette phase, les dépenses éventuelles, missions exploratoires ou frais de réception, relèvent du budget communal.

2. 02

   Vérifier l’intérêt local

   Associations, écoles, clubs : qui est prêt à s’impliquer, avec quels moyens ? Une réunion publique, avec des responsables associatifs de communes voisines déjà jumelées, permet de le mesurer.

3. 03

   Chercher et rencontrer un partenaire

   Premier contact, visite d’une délégation restreinte, visite retour : les deux communes définissent ensemble ce qu’elles veulent faire, avec qui et comment.

4. 04

   Faire délibérer le conseil municipal

   La phase exploratoire achevée, le conseil se prononce sur la poursuite des échanges avec la commune identifiée. C’est ce vote qui permet d’engager des fonds publics.

5. 05

   Constituer l’association

   Assemblée constitutive, adoption des statuts, désignation des premiers administrateurs, puis déclaration au greffe des associations.

6. 06

   Signer la convention avec la commune

   Missions, moyens, subvention, comptes à rendre : le cadre est écrit avant le premier euro versé.

7. 07

   Préparer la charte et les deux cérémonies

   Texte bilingue, délibération qui l’adopte, signature dans chaque commune.

Que mettre dans les statuts d’un comité de jumelage ?

Les statuts sont rédigés librement, en français, et signés par au moins deux dirigeants. Service-public.fr recommande d’y faire figurer le nom, l’objet, la durée et le siège, les conditions d’admission et de radiation des membres, les règles de fonctionnement et les pouvoirs des dirigeants, les conditions de modification et de dissolution, et la répartition des biens en cas de dissolution. Pour un comité de jumelage, chaque rubrique appelle un choix particulier.

• Le nom. «Comité de jumelage de [commune] » est l’appellation la plus répandue, sans caractère obligatoire. Si le comité anime plusieurs jumelages, le nom ne cite pas un seul partenaire.
• L’objet. Il vise le développement, l’animation et le suivi des relations entre la commune et ses villes partenaires, dans tous les domaines : jeunesse, culture, sport, social, économie. L’AFCCRE conseille deux précautions : un objet qui ne puisse pas être assimilé à une activité touristique, pour éviter un recours pour concurrence déloyale, et une rédaction qui permette à la commune de confier des missions au comité.
• Le siège. Souvent en mairie, ce qui suppose l’accord de la commune.
• Les membres. Membres actifs à jour de cotisation, personnes morales (associations locales, établissements), membres de droit désignés par le conseil municipal, membres d’honneur. Précisez qui vote à l’assemblée générale.
• L’assemblée générale. Fréquence, au moins annuelle, délai de convocation, règles de vote, quorum éventuel, approbation des rapports d’activité et financier.
• Le conseil d’administration et le bureau. Nombre de sièges, part réservée aux membres de droit, durée des mandats, mode de renouvellement (par tiers, par exemple, pour garder la mémoire des dossiers), fonctions de chacun.
• Les commissions, dont une éventuelle section jeunes, chacune placée sous la responsabilité d’un administrateur.
• Les ressources : cotisations, subventions publiques, produit des manifestations, dons.
• Les relations avec la commune : un article qui renvoie à une convention écrite entre la commune et le comité.
• Le règlement intérieur, la modification des statuts, la dissolution et la dévolution de l’actif.

Quelle place donner aux élus dans le comité ?

Les élus ont leur place au comité : la commune répond du jumelage et le finance. Mais cette place se dose. L’AFCCRE recommande une représentation modérée, c’est-à-dire minoritaire au conseil d’administration et au bureau, et sans fonction liée aux finances : dans son modèle de convention, les conseillers municipaux membres de droit ne peuvent être ni président ni trésorier.

La raison est juridique. Une association qui n’a aucune autonomie financière ni décisionnelle à l’égard de la collectivité qui la finance est dite «transparente » : elle n’est plus qu’un prolongement de la commune, et les chambres régionales des comptes peuvent qualifier le maniement de ses fonds de gestion de fait. Une réponse ministérielle publiée au Journal officiel du Sénat en 2001 précise que le juge apprécie cette autonomie au regard de la composition de l’association, de son action et de ses moyens.

Le comité s’en protège par une vie associative réelle, que l’AFCCRE détaille : des membres qui paient une cotisation, des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration tenues et consignées par procès-verbal, et des ressources propres en plus de la subvention municipale.

Comment déclarer l’association ?

La déclaration se fait au greffe des associations du département du siège, en ligne avec le service e-création de Service-public.fr ou par courrier. Le Compte Asso, souvent cité, ne permet pas de créer l’association : il sert ensuite, notamment pour demander le numéro SIREN et certaines subventions. Le dossier comprend quatre pièces, sur lesquelles aucune date de naissance ne doit figurer, sous peine de rejet.

• le procès-verbal de l’assemblée constitutive, signé par au moins un dirigeant ;
• les statuts datés et signés par au moins deux dirigeants, avec leurs noms et fonctions ;
• la liste des dirigeants, avec leur nom, leur profession, leur domicile et leur nationalité ;
• le cas échéant, le mandat de la personne qui fait la démarche.

1. 01

   Déposer le dossier

   En ligne avec e-création, ou par courrier au greffe des associations, avec une enveloppe affranchie pour la réponse. La demande de publication au Journal officiel figure dans le même formulaire.

2. 02

   Recevoir le récépissé

   Le greffe le délivre dans les cinq jours qui suivent la réception d’un dossier complet, parfois plus tard dans les greffes chargés. Il porte le numéro RNA de l’association : la lettre W suivie de neuf chiffres.

3. 03

   Être publié au Journal officiel

   La publication au Journal officiel des associations est gratuite. Elle paraît un mardi, dans les dix jours qui suivent la demande. Le justificatif se conserve pendant toute la vie de l’association.

4. 04

   Demander le numéro SIREN

   Par Le Compte Asso, à partir du numéro RNA. Service-public.fr l’indique : pour demander une subvention, une association doit être déclarée et immatriculée au répertoire Sirene.

Quelle convention entre la commune et le comité ?

La convention écrit ce que la commune confie au comité et ce qu’elle garde. L’AFCCRE la conseille dans tous les cas : elle reconnaît l’action du comité, justifie le soutien qu’il reçoit et écarte les éléments constitutifs d’une gestion de fait. Elle devient obligatoire quand la subvention annuelle dépasse 23 000 €. Elle précise, sur le modèle proposé par l’AFCCRE, six points.

• Les missions du comité : promouvoir le jumelage, coordonner les initiatives locales, organiser les échanges d’habitants et de jeunes, aider les associations qui veulent échanger, proposer un programme annuel.
• Ce que la commune se réserve, selon le modèle de l’AFCCRE : les décisions de politique générale, tout nouveau jumelage, la réception officielle des élus des villes partenaires et toute dépense imputée directement sur le budget communal.
• Les moyens : subvention, locaux, appui des services municipaux.
• Les règles d’usage des fonds publics et les comptes à rendre : rapport d’activité, programme de l’année, rapport financier, remis chaque année à la mairie.
• L’instance de concertation, conseil d’orientation ou commission extra-municipale, où siègent les élus et les représentants du comité.
• La durée, le renouvellement et la résiliation de la convention.

Faut-il adhérer à l’AFCCRE ?

L’Association française du Conseil des communes et régions d’Europe, créée en 1951, est la section française du Conseil des communes et régions d’Europe. Elle s’adresse aux collectivités territoriales : c’est la commune qui adhère, par une décision de son conseil, et qui acquitte la cotisation annuelle. Adhérer n’est pas une condition pour se jumeler.

Pour un comité, l’intérêt passe donc par la commune. L’AFCCRE aide les collectivités membres à monter leurs projets européens et à trouver des financements, organise des journées d’étude pour les élus, les agents et les responsables associatifs engagés dans les échanges, et met chaque année en relation des communes françaises et européennes.

Pour les rencontres de jeunes franco-allemandes, l’adhésion a un effet pratique : l’OFAJ indique qu’une commune ou une association membre de l’AFCCRE ou de la FAFA dépose sa demande de subvention par leur intermédiaire ; les autres s’adressent directement à l’Office.

Comment trouver une ville partenaire ?

L’AFCCRE conseille de ne pas dessiner un profil trop précis : la France compte bien plus de communes que ses voisins, et un comité trop exigeant risque de ne jamais aboutir. Ce qui compte d’abord, c’est la fiabilité du partenaire. Les motifs anecdotiques, comme un nom semblable ou un épisode historique, font de mauvais fondements, et la distance n’est pas un critère rédhibitoire. Quatre critères suffisent.

• une commune de taille compatible, en population comme en équipements ;
• un tissu local actif : associations, vie culturelle, écoles ;
• des interlocuteurs motivés et organisés ;
• une vision partagée des objectifs du partenariat.

Quelles premières actions une fois le comité créé ?

La première rencontre se fait en petit nombre. L’AFCCRE décrit une délégation restreinte : le maire, l’élu chargé du jumelage, le président ou futur président du comité, un ou deux représentants d’associations. La visite retour sert à arrêter un calendrier : validation locale du projet, rencontres entre associations, cérémonies officielles dans chaque commune.

Pour les premiers échanges, commencez par des groupes déjà organisés : écoles, clubs, associations, structures de jeunesse. Ils se mobilisent facilement et retrouvent des homologues dans la ville partenaire. Un échange scolaire dépend de l’établissement, qui ne s’engage que s’il y trouve un intérêt pédagogique : l’AFCCRE déconseille d’en faire la seule motivation du jumelage.

Avant la première rencontre, le bureau vérifie quatre points.

• L’assurance. Elle n’est pas obligatoire pour toutes les associations, mais elle l’est notamment pour celles qui organisent l’accueil de mineurs ou des manifestations sportives, et pour celles dont l’objet est l’organisation de voyages.
• Le fichier des membres et des familles d’accueil : à quoi il sert, qui y a accès, combien de temps les données sont gardées.
• Les comptes : un compte bancaire au nom de l’association, distinct de toute régie municipale.
• Le calendrier des financements : les dossiers se déposent avant la rencontre, jamais après.