Voyage d’un comité de jumelage : qui est responsable, quelles assurances, quelles formalités

Qui organise juridiquement le voyage : la commune ou le comité ?

La question se pose avant la première réservation, parce qu’elle désigne celui qui répondra d’un incident. Deux cas se rencontrent, souvent dans le même autocar.

La commune organise le déplacement de sa délégation officielle : le maire, des élus, parfois des agents. Les élus partent au titre d’un mandat spécial ; l’article L2123-18 du code général des collectivités territoriales leur ouvre le remboursement des frais qu’il nécessite, selon les modalités fixées par délibération du conseil municipal. La commune règle ce qui relève de sa représentation et vérifie avec son assureur que son contrat couvre une mission à l’étranger.

Le comité, association déclarée, organise le voyage de ses adhérents, des familles ou des jeunes. Il choisit le transporteur et l’hébergement, encaisse les participations et arrête le programme. En principe, c’est l’association, en tant que personne morale, qui est civilement responsable des dommages causés par ses dirigeants.

Un comité de jumelage doit-il être immatriculé comme une agence de voyages ?

Pas s’il reste dans un cadre occasionnel. Le code du tourisme vise ceux qui élaborent et vendent, ou offrent à la vente, des prestations de voyage, transport et hébergement notamment. Son article L211-18 leur impose l’immatriculation au registre tenu par Atout France, avec une garantie financière et une assurance de responsabilité civile professionnelle.

Depuis le 1er juillet 2018, l’article L211-1, IV, écarte ce régime pour les personnes qui n’agissent « qu’à titre occasionnel, dans un but non lucratif et pour un groupe limité de voyageurs uniquement ». Les trois conditions sont cumulatives. Interrogé par un sénateur, le ministère de l’Économie a précisé en 2019 que la directive européenne ne fixe aucun seuil, que la situation s’apprécie au cas par cas, que le nombre de voyages doit rester faible, et qu’un seul voyage par an ne nécessiterait pas d’immatriculation.

Le voyage annuel d’un comité chez sa ville jumelle entre en général dans ce cadre. Un comité qui multiplie les départs dans l’année, ou les ouvre à un large public, s’en éloigne et doit se poser la question. Trois solutions s’offrent alors à lui.

• S’immatriculer auprès d’Atout France, avec garantie financière et assurance de responsabilité civile professionnelle (article L211-18, I et II).
• S’appuyer sur une fédération ou une union déclarée qui se porte garante de ses associations membres, à condition qu’elle satisfasse elle-même à ces obligations (article L211-18, III).
• Passer par un opérateur immatriculé, solution que cite la réponse ministérielle.

Le comité répond-il d’un accident survenu pendant le voyage ?

La Cour de cassation a tranché un cas d’école le 22 juin 2017. Un comité de jumelage avait proposé à ses adhérents, en 2009, un voyage à l’étranger dont il avait confié l’organisation à une agence. Blessée lors d’une excursion en 4x4, une participante a recherché la responsabilité de plein droit de l’association, celle que le code du tourisme fait peser sur l’organisateur d’un voyage.

Elle a été déboutée, et son pourvoi rejeté. La preuve n’était pas rapportée que l’association ait été rémunérée à cette occasion : ses statuts limitaient ses ressources aux droits d’entrée, aux cotisations et aux subventions. Sans rémunération, ni responsabilité de plein droit, ni relation contractuelle avec les participants. La responsabilité pour faute, invoquée pour la première fois devant la Cour, n’a pas été examinée.

Deux réserves. L’arrêt applique les textes antérieurs à la réforme de 2018, qui raisonne désormais avec les critères de l’article L211-1, IV. Et il ne dit rien d’une faute avérée : un encadrement insuffisant ou un transporteur choisi sans vérification restent des risques bien réels.

Quelles assurances pour un voyage de jumelage ?

Toutes les associations ne sont pas tenues de s’assurer, mais certaines activités l’imposent, dont l’accueil de mineurs. Pour le reste, l’administration recommande une assurance de responsabilité civile, qui couvre les dommages causés aux tiers ou subis par les membres. Un voyage combine quatre garanties, et aucune ne remplace les autres.

• Responsabilité civile de l’organisateur : celle du comité, ou celle de la commune pour sa délégation. Faites confirmer par écrit qu’elle couvre l’activité de voyage et la destination.
• Assistance et rapatriement : la carte européenne d’assurance maladie ne couvre que les soins devenus nécessaires sur place. Le rapatriement sanitaire relève d’un contrat d’assistance privé, que l’Assurance maladie recommande de souscrire hors d’Europe. Vérifiez la couverture de chacun, ou souscrivez pour le groupe.
• Annulation : elle protège les sommes engagées si un participant ne peut plus partir. Elle se décide au moment des inscriptions, avec les conditions de remboursement du comité.
• Individuelle accident pour les bénévoles : la responsabilité civile de l’association ne couvre pas toujours les dommages corporels qu’ils subissent eux-mêmes.

Mineurs : quelle autorisation de sortie du territoire, quel cadre d’accueil ?

Un mineur qui vit en France et quitte le territoire sans un titulaire de l’autorité parentale voyage avec trois documents : sa propre carte d’identité ou son passeport en cours de validité, l’autorisation de sortie du territoire (formulaire cerfa n° 15646) signée par un parent, et la photocopie de la pièce d’identité de ce parent. C’est le cas de chaque jeune qui part avec le comité sans ses parents.

Une seule signature suffit, celle d’un parent titulaire de l’autorité parentale, et aucune démarche en mairie ni en préfecture n’est nécessaire : le formulaire se remplit en ligne ou à la main. Le parent fixe la durée de validité, un an au plus ; s’il est français, sa pièce d’identité peut être périmée depuis moins de cinq ans. Le livret de famille ne peut pas être exigé. Une opposition ou une interdiction de sortie du territoire empêche le départ, même avec l’autorisation.

Reste le cadre d’accueil. Lorsqu’au moins sept mineurs partent pour plus de trois nuits consécutives, le déplacement peut relever des accueils collectifs de mineurs avec hébergement, définis à l’article R227-1 du code de l’action sociale et des familles. L’organisateur établi en France le déclare alors au préfet de son département, même quand l’accueil se déroule à l’étranger (article R227-2), et souscrit une assurance de responsabilité civile couvrant ses préposés et les participants (article L227-5).

Le règlement du Fonds de soutien aux jumelages demande d’ailleurs que l’encadrement satisfasse aux exigences de l’accueil collectif de mineurs, suivies par le service départemental à la jeunesse, à l’engagement et aux sports (SDJES), ou à celles de l’enseignement pour un échange scolaire. Il invite les communes à consulter ces services avant de candidater.

Carte d’identité, passeport, carte européenne : quels papiers vérifier ?

Dans l’espace Schengen, les papiers ne sont pas toujours contrôlés à la frontière, mais chacun doit pouvoir prouver son identité, et le permis de conduire n’est pas admis. Certains pays de l’Union, comme l’Irlande, exigent la carte ou le passeport à la frontière. Hors de l’Union, le passeport est la règle, avec un visa selon les pays : la rubrique Conseils aux voyageurs du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères donne, pays par pays, le document exigé.

Un point piège encore des groupes. Les cartes d’identité délivrées à des majeurs et encore valides au 1er janvier 2014 ont été prolongées de cinq ans, sans que la date imprimée change ; les dernières concernées restent valables jusqu’en 2028. Certains pays les acceptent, d’autres non. Un participant sans passeport peut demander le renouvellement anticipé de sa carte, sur justificatif du voyage, si la destination accepte la carte d’identité.

Pour l’Europe, chaque participant demande sa carte européenne d’assurance maladie au moins quinze jours avant le départ. Elle est individuelle, y compris pour les enfants de moins de seize ans, et valable deux ans au plus. Si le départ est plus proche, la caisse délivre un certificat provisoire de remplacement valable trois mois.

Voyager en autocar : quelles règles de temps de conduite ?

L’autocar reste le transport le plus courant d’un comité qui part à quarante. Son conducteur est soumis au règlement européen (CE) n° 561/2006 : ce sont ses temps de conduite, et non le programme, qui fixent l’horaire. Un trajet qui dépasse une journée de conduite se fait avec deux conducteurs ou une étape, et le retour se cale sur le repos du conducteur, pas sur la fin de la soirée. Les règles principales :

• Une pause d’au moins 45 minutes après 4 h 30 de conduite, fractionnable en 15 puis 30 minutes.
• 9 heures de conduite par jour, portées à 10 heures deux fois par semaine au plus.
• Un repos journalier d’au moins 11 heures, réductible à 9 heures trois fois entre deux repos hebdomadaires.
• 56 heures de conduite par semaine, et 90 heures sur deux semaines consécutives.

Comment construire le budget et fixer la participation des familles ?

Le budget se construit poste par poste : transport, hébergement, repas, déplacements sur place, assurances, visas éventuels, interprétation, cadeaux protocolaires, réserve pour imprévus. En face : la participation des voyageurs, la subvention de la commune, les financements obtenus et les ressources propres du comité.

La participation des familles couvre un coût, elle ne dégage pas de bénéfice : c’est la condition du but non lucratif, et c’est ce qui a compté dans l’arrêt de 2017. Elle peut être modulée selon les revenus, pour ne pas écarter les jeunes ayant moins d’opportunités, critère que les financeurs examinent. L’hébergement chez l’habitant, que le règlement du Fonds de soutien aux jumelages invite à privilégier, reste le premier levier pour contenir la dépense.

Le bulletin d’inscription dit tout, par écrit :

• Le montant, ce qu’il comprend et ce qu’il ne comprend pas.
• L’échéancier des versements.
• Les conditions de remboursement en cas de désistement, alignées sur celles du transporteur et de l’assurance annulation.
• Les pièces à fournir, et leur date limite.

Que doit contenir le programme bilingue remis aux voyageurs ?

Il se rédige avec le comité partenaire, dans les deux langues, et se remet à chaque voyageur comme à chaque famille d’accueil. Il sert tous les jours, et davantage encore le jour d’un incident. Il contient au moins :

• Les horaires et les lieux de chaque temps, avec l’adresse complète.
• Le nom et le téléphone du référent de chaque sous-groupe, des deux côtés.
• L’hébergement de chacun : famille et adresse, ou hôtel.
• Les numéros d’urgence du pays, le contact de l’assisteur et celui du consulat de France compétent.
• Pour les mineurs : horaires, sorties autorisées, contact des parents.
• Pour les temps officiels : tenue, ordre des prises de parole, cadeaux.

Que peut prendre en charge une agence sans vendre le voyage ?

La commune ou le comité garde la maîtrise d’ouvrage : il décide, signe et règle chaque contrat. Une agence de coordination intervient à ses côtés, en assistance, sans rien vendre aux voyageurs. Elle peut notamment :

• Consulter les transporteurs et les hébergeurs, et présenter les offres comparées au bureau du comité ou aux services de la commune.
• Tenir le calendrier à rebours : financements, réservations, papiers, réunion de départ.
• Vérifier les pièces : autorisation du transporteur, attestations d’assurance, tableau des documents d’identité.
• Préparer le programme bilingue avec le comité partenaire, et les temps officiels avec les deux mairies.
• Accompagner le groupe, compter à chaque montée, absorber les aléas.