Plan de communication d’une collectivité ou d’une commune : méthode, calendrier et règles

À quoi sert un plan de communication de collectivité ?

Une collectivité communique tous les jours : un horaire qui change, des travaux qui commencent, une inscription qui ouvre, une cérémonie à laquelle on invite. Sans plan, chaque service publie à son rythme, le magazine se remplit de ce qui arrive en dernier et les sujets importants passent au milieu du reste. Le plan de communication d’une commune remet de l’ordre : il hiérarchise les sujets, les répartit entre les supports et fixe les dates.

Aucun texte n’impose de l’adopter. C’est un outil de pilotage, validé par le maire ou par le président de l’intercommunalité, et tenu par la direction de la communication, par le cabinet ou, dans une petite commune, par l’équipe administrative avec l’élu délégué. Il couvre une année, à l’intérieur des orientations fixées pour le mandat. Il tient en quelques pages et un tableau :

• Le diagnostic : ce qui existe, ce que cela coûte, ce qui fonctionne.
• Les publics et, pour chacun, ce qu’il doit savoir.
• Les objectifs de l’année et les messages qui les portent.
• Les canaux retenus, avec leur rythme et leur responsable.
• Le calendrier des temps forts et des bouclages.
• Le budget, poste par poste.
• Les règles : période préélectorale, tribune de l’opposition, accessibilité.
• Les indicateurs du bilan.

Comment faire le diagnostic de la communication existante ?

Le diagnostic se fait sur pièces. Il ne commence pas par un questionnaire aux habitants, mais par l’inventaire de ce que la collectivité produit déjà, de ce que cela lui coûte et de ce qu’elle en sait.

• Les supports : magazine, lettre d’information, site, comptes sur les réseaux sociaux, panneaux d’affichage et panneaux lumineux, application, guide pratique. Pour chacun : rythme, diffusion réelle, coût annuel, qui le produit.
• Les chiffres disponibles : fréquentation du site et pages les plus consultées, abonnés, retours de distribution, fréquentation des événements.
• Les questions reçues : appels et passages à l’accueil, courriels, messages sur les réseaux. Ce que les habitants demandent dit ce qu’ils n’ont pas trouvé.
• L’identité visuelle : la charte existe-t-elle, est-elle appliquée, les services disposent-ils des gabarits ?
• Le cadre : contrats et marchés en cours (impression, distribution, hébergement), règlement intérieur du conseil municipal pour la tribune de l’opposition, déclaration d’accessibilité du site.

Publics, objectifs, messages : qui doit savoir quoi ?

Le plan part des publics, puis fixe pour chacun ce qu’il doit savoir. Quatre publics, quatre logiques :

• Les habitants, qui ne forment pas un seul public : nouveaux arrivants, familles, personnes âgées peu connectées, jeunes, actifs qui travaillent ailleurs, riverains d’un chantier. Un même message ne les atteint pas par le même canal.
• Les agents, premiers relais de la collectivité. L’agent d’accueil, le gardien du gymnase, l’animateur périscolaire répondent aux questions des habitants : ils doivent connaître la nouvelle avant eux. La communication interne fait partie du plan.
• Les partenaires : associations, établissements scolaires, entreprises, comité de jumelage, presse locale, intercommunalité, département, services de l’État. Ils relaient, à condition d’être prévenus à temps.
• Les élus : le conseil municipal entier, majorité et opposition. Dans une intercommunalité, le président adresse chaque année, avant le 30 septembre, au maire de chaque commune membre un rapport sur l’activité de l’établissement, que le maire présente ensuite au conseil municipal (article L5211-39 du code général des collectivités territoriales).

Quels canaux choisir : magazine, site, réseaux, affichage, réunions ?

Chaque canal a un rôle. Le plan les fait travailler ensemble, au lieu de dire la même chose partout au même moment.

• Le magazine municipal : le support de fond, lu par ceux qui ne vont pas en ligne. Son rythme se tient d’une année sur l’autre, et sa version mise en ligne doit être accessible.
• Le site internet : la référence. Ce qui est annoncé ailleurs y renvoie : démarches, horaires, comptes rendus, agenda. Il porte la déclaration d’accessibilité.
• Les réseaux sociaux : l’information du jour, les rappels, l’alerte. Ils demandent une personne qui publie et qui répond, et une règle de modération écrite.
• L’affichage : panneaux, mobilier urbain, panneaux lumineux. Il touche ceux qui passent, donc les riverains et les usagers d’un équipement.
• Le courrier et le boîtage ciblés : pour un chantier, une coupure, une concertation de quartier. C’est le canal le plus direct vers les personnes concernées.
• Les réunions publiques : pour expliquer un projet et entendre les objections. Un support projeté, un compte rendu publié, une réponse écrite aux questions restées ouvertes.
• Les événements : vœux, inaugurations, fête de la commune, accueil des nouveaux habitants. Ils donnent une date et un lieu aux messages, et ils rassemblent ceux que les supports n’atteignent pas.
• La presse locale : un communiqué à chaque temps fort et un interlocuteur désigné, joignable le jour même.

Comment construire le calendrier annuel et ses temps forts ?

Le calendrier croise trois rythmes : celui des institutions (budget, séances du conseil), celui de la vie locale (rentrée, fêtes, commémorations) et celui de la fabrication des supports. Un sujet qui doit paraître dans le magazine de septembre se rédige avant l’été : comptez à rebours depuis chaque bouclage.

1. 01

   Janvier : les vœux

   Vœux à la population et vœux au personnel : le premier rendez-vous de l’année, préparé dès l’automne.

2. 02

   Février à avril : le budget

   Dans les communes de 3 500 habitants et plus, le débat d’orientation budgétaire a lieu dans les deux mois qui précèdent l’examen du budget, adopté avant le 15 avril sauf report prévu par le code. Expliquer le budget est un temps fort : ce que la commune perçoit, ce qu’elle en fait.

3. 03

   Printemps : les projets de l’année

   Chantiers de l’été, inscriptions scolaires et périscolaires, commémoration du 8 mai, concertations.

4. 04

   Juin et juillet : la saison

   Fête de la commune, programme d’été, 14 juillet, travaux et fermetures estivales.

5. 05

   Septembre : la rentrée

   Rentrée scolaire, forum des associations, accueil des nouveaux habitants. Le rapport d’activité de l’intercommunalité parvient aux maires avant le 30 septembre.

6. 06

   Octobre et novembre : préparer l’année suivante

   Commémoration du 11 novembre, bilan de l’année en cours, préparation des vœux, arbitrages budgétaires du plan suivant.

7. 07

   Décembre : arrêter le plan

   Calendrier, budget et messages de l’année suivante, validés avant la trêve des fêtes.

Comment établir le budget de la communication ?

Le budget ne se déduit pas d’un ratio : il se construit poste par poste, à partir du diagnostic et du calendrier, puis se compare à l’exécution de l’année précédente. Distinguez ce qui revient chaque année (magazine, site, affichage, vœux) de ce qui sert un projet (campagne, inauguration, concertation). Les premiers se reconduisent, les seconds se justifient un par un.

Le plan aide aussi l’acheteur. Il montre ce qui sera commandé dans l’année, ce qui permet au service de la commande publique d’estimer le besoin dans son ensemble plutôt que support par support. Les postes à prévoir :

• Conception : identité visuelle, maquettes, rédaction, traduction.
• Fabrication : impression, distribution, signalétique.
• Images : photographie, captation vidéo, droits d’exploitation.
• Numérique : hébergement, maintenance, abonnements, outils de publication.
• Accessibilité : sous-titrage, interprétation en langue des signes, documents accessibles.
• Événements : salle, technique, accueil, réception.
• Temps des services : ce que les agents y consacrent, même sans facture.

Que change la période préélectorale pour le plan ?

L’article L52-1 du code électoral interdit, à compter du premier jour du sixième mois qui précède le mois d’une élection générale, toute campagne de promotion publicitaire des réalisations ou de la gestion d’une collectivité sur le territoire des collectivités intéressées par le scrutin. L’élection présidentielle est fixée aux 18 avril et 2 mai 2027 : la période a commencé le 1er octobre 2026. Le Conseil constitutionnel rappelle que toutes les collectivités sont concernées, intercommunalités comprises, et tous les supports, site internet compris.

La communication ne s’arrête pas pour autant : les services, les travaux et l’agenda continuent d’être annoncés. C’est le contenu du message qui compte. Il reste neutre et informatif, sans bilan de mandat ni référence au scrutin. Les supports gardent leur rythme et leur présentation habituels ; les événements traditionnels, vœux ou inaugurations, se tiennent dans leur forme ordinaire.

Le code électoral interdit aussi aux personnes morales autres que les partis de participer au financement d’une campagne. Un support payé par la collectivité qui sert un candidat, élu sortant ou non, expose à ce grief.

Quelle place réserver à la tribune de l’opposition ?

Dans les communes de 1 000 habitants et plus, lorsque la commune diffuse des informations générales sur les réalisations et la gestion du conseil municipal, l’article L2121-27-1 du code général des collectivités territoriales impose de réserver un espace à l’expression des conseillers élus sur une autre liste que celle arrivée en tête au dernier renouvellement, ou qui ont déclaré ne pas appartenir à la majorité municipale. Les modalités sont fixées par le règlement intérieur du conseil municipal.

Le Conseil d’État précise que cet espace doit présenter un caractère suffisant et être équitablement réparti, eu égard aux caractéristiques de la publication. Rien n’interdit d’ouvrir aussi un espace à la majorité, à condition qu’il ne fasse pas obstacle, notamment par son étendue, à l’expression de l’opposition (14 avril 2022, n° 448912).

Les tribunes n’engagent que leurs auteurs : ni le conseil municipal ni le maire ne peuvent, en principe, en contrôler le contenu. Le maire, directeur de la publication, ne peut refuser un texte que s’il ressort à l’évidence de son contenu qu’il est de nature à engager sa responsabilité pénale (Conseil d’État, 20 mai 2016, n° 387144). Ce qui reste à la collectivité, c’est la forme :

• Un nombre de signes et un emplacement fixés par le règlement intérieur, identiques d’un numéro à l’autre.
• Une date de remise des textes calée sur le bouclage, communiquée pour l’année entière.
• La même maquette, la même typographie et le même soin que le reste du support.
• La question posée pour chaque support d’information générale, imprimé ou en ligne : le texte ne nomme aucun support, c’est la nature de la publication qui compte.

Quelles obligations d’accessibilité pour les supports numériques ?

L’article 47 de la loi du 11 février 2005 impose aux personnes morales de droit public de rendre accessibles leurs services de communication en ligne : sites internet, intranets, extranets, applications mobiles, progiciels utilisés par un navigateur, mobilier urbain numérique pour sa partie interactive. Le référentiel est le RGAA, aujourd’hui en version 4.1.2 ; une version 5 est annoncée pour la fin de 2026.

Chaque site publie une déclaration d’accessibilité, accessible depuis la page d’accueil et depuis chaque page. Elle donne l’état de conformité (totale, partielle ou non-conformité), liste les contenus non accessibles, offre un moyen de signaler un défaut et rappelle la possibilité de saisir le Défenseur des droits. Elle se met à jour à chaque refonte, et au plus tard trois ans après sa publication.

Quelques contenus échappent à l’obligation, comme les vidéos diffusées en direct ou les fichiers bureautiques publiés avant le 23 septembre 2018. Le magazine mis en ligne aujourd’hui n’en fait pas partie. Le plan prévoit donc l’accessibilité dès la commande :

• Un texte alternatif pour chaque image publiée en ligne.
• Des sous-titres pour chaque vidéo.
• Une version accessible du magazine et des documents téléchargeables.
• Des contrastes et des tailles de texte vérifiés dès la charte graphique.
• Une interprétation en langue des signes ou un sous-titrage en direct pour les réunions publiques et les cérémonies.

Comment évaluer le plan de communication ?

Le bilan se fait une fois par an, avant d’écrire le plan suivant. Il compare ce qui était prévu à ce qui a été fait, puis ce qui a été fait à ce qui a changé.

• Réalisé : supports parus à la date prévue, événements tenus, budget exécuté poste par poste.
• Atteinte : distribution vérifiée, fréquentation du site et des pages clés, participation aux réunions et aux événements.
• Effet : inscriptions, démarches en ligne, recul des questions répétées à l’accueil sur un sujet traité.
• Perception : une enquête courte auprès des habitants ou des usagers d’un service, à intervalle régulier.
• Accessibilité : défauts signalés, défauts corrigés, déclaration à jour.