Accueil des nouveaux habitants en mairie : organiser la cérémonie, du repérage au bilan

Pourquoi la mairie ne sait-elle pas qui vient d’arriver ?

Parce qu’aucune déclaration n’est obligatoire. Interrogé en 2023 par une députée sur les difficultés des maires à recenser leurs nouveaux habitants, le ministère de l’Intérieur a rappelé que chaque commune peut suivre les arrivées à travers les rôles des impôts locaux ou les populations légales établies par l’INSEE, sous forme de données chiffrées et anonymes. Il s’est déclaré défavorable à une obligation de déclaration de domicile en mairie : elle créerait un fichier de données personnelles d’une ampleur difficile à concilier avec la liberté d’aller et venir et le respect de la vie privée.

La conséquence est pratique : les chiffres disent combien de personnes arrivent, pas qui elles sont. Une cérémonie d’accueil ne peut donc inviter que ceux qui se sont fait connaître. Tout le travail de préparation consiste à multiplier les occasions de le faire, sans détourner un fichier existant.

Comment repérer les nouveaux arrivants ?

Par l’invitation à se signaler, partout où un nouvel arrivant passe dans ses premières semaines. Le point d’entrée est un formulaire unique, en ligne et sur papier, qui demande le strict nécessaire : nom, adresse, date d’arrivée, composition du foyer si vous souhaitez adapter l’accueil aux enfants, moyen de contact, et l’accord pour être invité.

• À l’accueil de la mairie, à chaque démarche d’un nouvel habitant : inscription sur la liste électorale, inscription scolaire, état civil. L’agent propose le formulaire ; il ne remplit rien à sa place.
• Sur le site de la commune, une page « Vous venez d’arriver » qui présente l’accueil et porte le formulaire en ligne.
• Dans le bulletin municipal, sur les panneaux et les réseaux sociaux, quelques semaines avant la cérémonie.
• Par les relais : bailleurs sociaux, agences immobilières, écoles, associations, qui remettent l’invitation aux arrivants. Ils diffusent un document ; ils ne transmettent aucune donnée à la mairie.
• Par la liste électorale, dans les limites rappelées par la CNIL : voir la section suivante.

Ce que le RGPD permet, et ce qu’il interdit

La CNIL le rappelle aux collectivités dans son guide de sensibilisation au RGPD : un traitement de données doit avoir une finalité déterminée avant la collecte, et la finalité initiale doit être respectée pour éviter tout détournement. Elle prend l’exemple de l’état civil : les données enregistrées pour un acte ne peuvent pas servir aux élus pour adresser des félicitations ou des condoléances sans le consentement des personnes. Par prudence, n’allez donc pas chercher les arrivants dans les fichiers de l’eau, de la cantine, de l’urbanisme ou des inscriptions scolaires : ils ont été constitués pour autre chose.

La liste électorale fait exception. La CNIL admet que le maire l’utilise à des fins de communication institutionnelle ou municipale, vie de la commune ou événements, sous réserve d’informer les personnes de l’origine des données et de respecter les règles de tri : aucun tri sur la consonance des noms, et des tris sur le lieu de naissance qu’elle déconseille. Elle ne couvre que les électeurs inscrits : ni les enfants, ni les arrivants qui ne se sont pas encore inscrits.

Le formulaire volontaire reste la voie la plus sûre, à condition d’être transparent.

• Une mention d’information sur le formulaire : la finalité (vous inviter à l’accueil des nouveaux habitants), le service destinataire, la durée de conservation, vos droits.
• Les coordonnées du délégué à la protection des données de la commune, que la CNIL demande de faire figurer sur les formulaires.
• Le traitement inscrit au registre des traitements de la commune, avec sa durée de conservation, puis la suppression des données à l’échéance.
• Si un prestataire gère les invitations, un contrat de sous-traitance qui encadre ce qu’il fait des données.

Quel format choisir, et à quel moment ?

Une édition par an suffit souvent, deux si les arrivées sont nombreuses. L’automne, après la rentrée scolaire, permet d’accueillir ensemble ceux qui se sont installés pour l’année. Un samedi matin convient aux actifs et aux familles ; annoncez l’heure de fin, et tenez-la.

• La réception en mairie : mot d’accueil du maire, présentation des services, échanges autour d’un verre. Le format le plus simple, qui tient dans une salle.
• La matinée complète : accueil, présentation des services, visite du territoire en car, retour pour un forum des associations et une réception. Le plus utile pour une commune étendue ou un territoire intercommunal.
• L’accueil adossé au forum des associations de la rentrée : une demi-heure réservée aux nouveaux habitants, puis la visite libre des stands. Économe, à condition que l’accueil ne se perde pas dans la foule.
• La visite commentée : en car ou à pied, menée par un élu ou un agent qui connaît le territoire : écoles, équipements sportifs et culturels, déchetterie, centre-bourg, zones d’activités.

Comment inviter, et quand ?

L’invitation part trois à quatre semaines avant, nominative pour ceux qui se sont fait connaître, publique pour les autres : bulletin, site, affichage, réseaux sociaux. Écrivez qu’il n’est pas nécessaire d’avoir reçu un carton pour venir. Beaucoup d’arrivants ne se sont signalés nulle part.

La formule reste simple : « Le maire et le conseil municipal ont le plaisir de vous inviter à la matinée d’accueil des nouveaux habitants », puis le programme, la date, l’heure de début et de fin, le lieu, la date de réponse. Si l’invitation est adressée à partir de la liste électorale, dites-le : c’est l’information sur l’origine des données que demande la CNIL.

• Une seule adresse de réponse, suivie par une seule personne.
• Le nombre de personnes du foyer, enfants compris, pour la visite en car et la réception.
• Une ligne sur l’accessibilité : « Merci de nous signaler tout besoin particulier », avec un contact.
• Si la commune accueille beaucoup d’habitants venus d’autres pays, une version de l’invitation dans les langues les plus parlées.

Que mettre dans le kit d’accueil ?

Le kit n’est pas un sac de cadeaux : c’est ce que l’habitant consultera dans six mois quand il cherchera un horaire. Il tient dans une pochette, existe aussi en version numérique, et ne contient que des informations à jour le jour de la cérémonie.

• Un guide pratique : services municipaux et intercommunaux, horaires, téléphones, démarches en ligne.
• Un plan de la commune avec les équipements, les écoles, les arrêts de transport.
• Le calendrier de collecte des déchets et les horaires de la déchetterie.
• L’annuaire des associations, avec un contact par association.
• Le dernier bulletin municipal et l’agenda des manifestations à venir.
• La marche à suivre pour s’inscrire sur la liste électorale.
• Les numéros utiles : urgences, pharmacie et médecin de garde selon l’organisation locale.
• Une version en facile à lire et à comprendre (FALC) des informations essentielles.

Comment présenter les services, et qui doit être là ?

Le maire ouvre, brièvement. Les adjoints présentent chacun leur domaine en quelques minutes, ou se tiennent à une table thématique où les habitants viennent les trouver : école et périscolaire, urbanisme, solidarités et centre communal d’action sociale, vie associative, sécurité. Les chefs de service sont présents pour les questions précises ; ce sont eux que les habitants rappelleront.

Un point mérite d’être dit à voix haute : l’inscription sur la liste électorale. Un électeur qui change de commune doit s’inscrire dans sa nouvelle commune ; l’inscription est possible toute l’année, mais pour voter à une élection donnée il faut la demander au plus tard le sixième vendredi qui précède le premier tour, sauf cas particuliers comme une mutation professionnelle. La démarche se fait en ligne, avec un justificatif d’identité et un justificatif de domicile de moins de trois mois. C’est une information de service public, à donner sur un ton strictement neutre.

• Les présidents d’associations, chacun à sa table, avec ses horaires et ses tarifs d’adhésion.
• Le comité de jumelage, qui trouve parmi les arrivants ses futurs membres et ses familles d’accueil pour les délégations.
• Les conseillers de quartier ou les référents de hameau, là où ils existent.
• Les services de l’intercommunalité, pour ce qu’elle gère : déchets, transports, eau, selon les territoires.

Comment rendre l’accueil accessible ?

Depuis la loi du 11 février 2005, les établissements recevant du public doivent être accessibles à tous les types de handicap. Avant de choisir la salle, consultez son registre public d’accessibilité, tenu au principal point d’accueil : il dit ce que le bâtiment permet réellement. Une cérémonie d’accueil ajoute ses propres besoins : on y circule, on y parle à plusieurs voix, on y monte dans un car.

• Un accès sans marche à la salle, aux tables thématiques et au véhicule de la visite.
• Une boucle à induction magnétique pour les personnes appareillées pendant les prises de parole.
• Une interprétation en langue des signes française, si une personne sourde l’a demandée en répondant.
• Des sièges partout où l’on attend, y compris pendant la réception.
• Un espace calme et un accueil pour les enfants, si les familles sont nombreuses.

Peut-on accueillir les nouveaux habitants en période préélectorale ?

Oui, avec les précautions d’une cérémonie institutionnelle. L’article L52-1 du code électoral interdit, à compter du premier jour du sixième mois qui précède le mois d’une élection générale, toute campagne de promotion publicitaire des réalisations ou de la gestion d’une collectivité. L’élection présidentielle est fixée aux 18 avril et 2 mai 2027 : la période a commencé le 1er octobre 2026. Les élections départementales et régionales sont annoncées pour mars 2028.

Une cérémonie d’accueil se tient alors comme les années précédentes, avec un nombre d’invités et un budget comparables. Les élus présentent les services et le territoire ; ils ne dressent pas de bilan de mandat et n’annoncent pas de projet pour le suivant. Le guide de la cérémonie des vœux détaille les questions que se pose le juge : elles valent ici à l’identique.

Comment faire le bilan ?

Dans les quinze jours, pendant que les chiffres sont frais. Le bilan sert à améliorer l’édition suivante et à justifier la dépense ; il sert aussi à fermer proprement le fichier des invités.

• Invitations envoyées, réponses, présents, foyers et personnes.
• Le canal par lequel chaque participant s’est fait connaître : c’est lui qu’il faut renforcer l’an prochain.
• Les adhésions et prises de contact recueillies par les associations dans les semaines qui suivent.
• Un questionnaire court remis à la sortie ou envoyé par courriel : ce qui a servi, ce qui a manqué.
• Le coût réel, poste par poste, comparé au budget.
• La suppression des données des participants à l’échéance annoncée sur le formulaire.